Ständig unterbrochen: Wie Sie im Büro digital für mehr Ruhe sorgen

Sie arbeiten gerade an einem Angebot. Die Zahlen sind fast fertig, bei einer Position müssen Sie noch einmal genauer nachsehen. Dann erscheint eine neue E-Mail am Bildschirm.

Nur kurz nachschauen. Vielleicht ist es wichtig.

Während Sie die Nachricht lesen, meldet sich ein Kollege über Teams. Eine kurze Frage, schnell beantwortet. Danach noch ein Blick aufs Smartphone – und zurück zum Angebot.

Wo waren Sie gerade stehen geblieben?

Jede einzelne Unterbrechung wirkt harmlos. Wenn sie sich durch den ganzen Arbeitstag zieht, wird es allerdings schwierig, eine Aufgabe in Ruhe fertigzustellen.

Man muss nicht jede Nachricht sofort sehen, um zuverlässig erreichbar zu sein.

1. Nicht jede Nachricht braucht eine Benachrichtigung

Ein Ton, ein Hinweis am Bildschirm oder eine Zahl am Programmsymbol: Viele Anwendungen machen auf neue Inhalte aufmerksam.

Das kann sinnvoll sein. Wer auf einen wichtigen Rückruf wartet oder eingehende Kundenanfragen betreut, braucht entsprechende Hinweise. Nicht jede Rundmail und jede Nachricht in einem Gruppenchat benötigt aber dieselbe Aufmerksamkeit.

Ein guter erster Schritt ist deshalb, die eigenen Benachrichtigungen bewusst durchzugehen:

• Bei welchen Nachrichten muss ich tatsächlich sofort reagieren?
• Welche Gruppen und Kanäle kann ich bei Gelegenheit nachlesen?
• Brauche ich für dieselbe Nachricht einen Hinweis am Computer und am Smartphone?
• Welche Programme melden sich, obwohl sie für meine aktuelle Arbeit keine Rolle spielen?

Bei Outlook und Teams lohnt sich ein Blick in die Benachrichtigungseinstellungen. Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt von der verwendeten Version und den Vorgaben im Unternehmen ab.

2. Das Postfach auch einmal schließen

E-Mails gehören zum Arbeitsalltag. Daraus ergibt sich aber nicht automatisch, dass das Postfach bei jeder Aufgabe geöffnet bleiben muss.

Wer einen Text schreibt, eine Kalkulation prüft oder ein Konzept vorbereitet, kann sich dafür bewusst einen Zeitraum ohne laufenden Blick auf neue Nachrichten nehmen.

Für einen ersten Versuch reichen beispielsweise 30 Minuten. Danach wird das Postfach wieder geöffnet und geprüft, ob etwas zu erledigen ist.

Entscheidend ist, dass die Vorgehensweise zur eigenen Tätigkeit passt. Starre Regeln wie „E-Mails nur zweimal täglich lesen“ sind nicht für jeden Arbeitsplatz sinnvoll.

3. Konzentrationszeiten im Team absprechen

Benachrichtigungen auszuschalten ist nur ein Teil der Lösung. Wenn Kollegen weiterhin eine sofortige Antwort erwarten, entsteht schnell Unsicherheit.

Hilfreicher ist eine kurze Absprache: „Ich arbeite bis zehn Uhr am Angebot. Danach schaue ich wieder in meine Nachrichten.“

Ein Kalendereintrag oder ein passender Status kann diese Vereinbarung unterstützen. Er hilft allerdings nur dann, wenn im Team klar ist, was damit gemeint ist.

Dafür braucht es keinen aufwendigen Prozess. Gerade in kleinen Unternehmen reicht oft eine gemeinsame Absprache darüber, wann jemand ungestört arbeiten möchte und wann wieder mit einer Antwort zu rechnen ist.

4. Klären, was wirklich dringend ist

Wenn jede Nachricht dringend ist, muss jeder ständig alles im Blick behalten.

In der Praxis gibt es aber einen Unterschied zwischen einer Rückfrage für nächste Woche und einem Problem, durch das ein Kunde oder ein Mitarbeiter gerade nicht weiterarbeiten kann.

Deshalb sollte im Unternehmen geklärt sein, welcher Kanal für welche Art von Anliegen gedacht ist. Eine mögliche Vereinbarung könnte so aussehen:

• E-Mail für Informationen und Aufgaben, die keine unmittelbare Antwort benötigen
• Teams für kurze Rückfragen und laufende Abstimmungen
• Telefon für dringende Anliegen, bei denen tatsächlich sofort eine Reaktion erforderlich ist

Das ist ein Beispiel und keine allgemeingültige Vorgabe. Wichtig ist, dass die Regel zum Betrieb passt und allen bekannt ist.

Zur Absprache gehört auch, dieselbe Anfrage nicht ohne Anlass gleichzeitig per E-Mail, Teams und Telefon zu stellen. Sonst entstehen aus einer Aufgabe gleich mehrere Unterbrechungen.

5. Auch die eigenen Gewohnheiten beobachten

Manchmal kommt die Unterbrechung ganz ohne Ton oder Hinweis.

Eine Aufgabe wird kurz schwierig – und schon ist das Postfach offen. Oder die Hand greift zum Smartphone, obwohl gar keine Nachricht eingegangen ist.

Deshalb lohnt sich ein Blick auf die eigenen Gewohnheiten. Welche Programme öffnen Sie zwischendurch automatisch? Welche Browser-Tabs ziehen Ihre Aufmerksamkeit auf sich?

Für eine konzentrierte Arbeitsphase können schon kleine Änderungen helfen:

• Nur die Fenster und Unterlagen geöffnet lassen, die für die Aufgabe gebraucht werden
• Das Smartphone außer Sichtweite legen, wenn es gerade nicht benötigt wird
• Andere Aufgaben, die einem einfallen, kurz notieren und später bearbeiten
• Vor einer Pause festhalten, an welcher Stelle es danach weitergeht

Das Ziel ist kein perfekt aufgeräumter Bildschirm. Es geht darum, sich die Arbeit an der aktuellen Aufgabe etwas leichter zu machen.

Erreichbarkeit ist eine gemeinsame Aufgabe

Einzelne Mitarbeiter können ihre Einstellungen ändern. Ob dadurch mehr Ruhe entsteht, hängt aber auch von den Erwartungen im Unternehmen ab.

Wenn auf jede Nachricht innerhalb weniger Minuten eine Antwort erwartet wird, hilft ein ausgeschalteter Hinweiston nur begrenzt.

Geschäftsführung und Team sollten deshalb gemeinsam besprechen, welche Reaktionszeiten im Alltag notwendig sind, wer Kundenanfragen übernimmt und wie Vertretungen funktionieren.

Ein einfacher Versuch für den nächsten Arbeitstag

Suchen Sie sich eine Aufgabe aus, die ungefähr eine halbe Stunde Konzentration braucht.

Klären Sie bei Bedarf die Erreichbarkeit, schließen Sie das Postfach und reduzieren Sie unnötige Benachrichtigungen. Nehmen Sie sich dann nur diese eine Aufgabe vor.

Prüfen Sie anschließend: Konnten Sie besser bei der Sache bleiben? Hat eine wichtige Anfrage gewartet? Welche Absprache oder Einstellung müsste noch angepasst werden?