Ordnerchaos vermeiden: So organisieren Sie gemeinsame Dateien sinnvoll

„Welche davon ist jetzt die aktuelle Datei?“ Diese Frage ist ein ziemlich gutes Zeichen dafür, dass bei der gemeinsamen Dateiablage etwas nicht optimal läuft.

Vielleicht liegt eine Version auf dem Netzlaufwerk, eine zweite in Microsoft Teams und eine dritte wurde per E-Mail verschickt. Ein Mitarbeiter hat zusätzlich eine Kopie auf seinem Desktop gespeichert und jemand anderes arbeitet noch mit einer älteren Version.

Das Problem ist dabei meistens nicht die verwendete Technik. Entscheidend ist, dass im Unternehmen nicht eindeutig geregelt ist, wo welche Dateien gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden.

Eine gute Dateiablage beantwortet vor allem eine Frage: Wo suche ich, wenn ich ein bestimmtes Dokument brauche?

Warum Dateiablagen mit der Zeit unübersichtlich werden

Kaum ein Unternehmen plant bewusst eine komplizierte Ordnerstruktur. Meistens entsteht sie nach und nach.

Ein neuer Kunde kommt hinzu, also wird ein neuer Ordner angelegt. Für ein Projekt entsteht eine weitere Struktur. Ein Mitarbeiter benötigt eine Ablage für interne Dokumente und erstellt ebenfalls einen Ordner.

Einige Jahre später gibt es Ordner in Ordnern, alte Projektverzeichnisse, persönliche Ablagen und Dateien, bei denen niemand mehr genau weiß, ob sie noch benötigt werden.

1. Zuerst klären: Welche Ablagen gibt es überhaupt?

Bevor eine neue Struktur geschaffen wird, lohnt sich zunächst ein Überblick über die vorhandenen Speicherorte.

In einem Unternehmen können Dateien beispielsweise an mehreren Stellen liegen:

• auf einem klassischen Dateiserver oder Netzlaufwerk
• in Microsoft Teams
• in SharePoint
• in persönlichen OneDrive-Bereichen
• lokal auf Computern und Notebooks
• als Anhänge in E-Mails
• in verschiedenen Fachanwendungen

Mehrere Speicherorte sind nicht automatisch ein Problem. Sie sollten aber jeweils einen klaren Zweck haben.

2. OneDrive ist nicht die gemeinsame Firmenablage

Gerade bei Microsoft 365 sorgt OneDrive gelegentlich für Missverständnisse.

OneDrive ist in erster Linie der persönliche Speicherbereich eines Benutzers. Dateien können von dort zwar mit anderen Personen geteilt werden, daraus wird aber nicht automatisch eine sinnvolle gemeinsame Unternehmensablage.

Dokumente, die dauerhaft einem Team, einer Abteilung oder dem gesamten Unternehmen gehören, sollten deshalb nicht ausschließlich im persönlichen OneDrive eines Mitarbeiters liegen.

3. Teams und SharePoint gehören zusammen

Wer Microsoft Teams verwendet, arbeitet häufig bereits mit SharePoint, ohne es im Alltag bewusst wahrzunehmen.

Dateien, die in den Standardkanälen eines Teams gespeichert werden, liegen grundsätzlich in der zugehörigen SharePoint-Umgebung. Teams stellt dabei eine komfortable Oberfläche für den Zugriff auf diese Dateien bereit.

Deshalb sollte vermieden werden, für denselben Zweck parallel immer neue Teams, SharePoint-Bereiche und zusätzliche Ordnerstrukturen anzulegen.

4. Auch ein klassisches Netzlaufwerk kann sinnvoll sein

Nicht jede gemeinsame Dateiablage muss zwangsläufig in die Cloud verschoben werden.

Ein sauber strukturierter Dateiserver kann für bestimmte Unternehmen und Anwendungen weiterhin eine passende Lösung sein. Vor allem bestehende Fachanwendungen oder bestimmte Arbeitsabläufe können auf klassische Dateifreigaben angewiesen sein.

Entscheidend ist nicht, welche Variante moderner klingt. Die Ablage muss zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens passen.

5. Weniger Hauptordner sind meistens besser

Eine häufige Reaktion auf Unordnung ist, noch mehr Ordner anzulegen. Das verbessert die Situation nicht unbedingt.

Eine gute oberste Ebene sollte möglichst einfach verständlich sein. Welche Struktur sinnvoll ist, hängt natürlich vom Unternehmen ab.

Denkbar wäre beispielsweise:

• Kunden
• Projekte
• Verwaltung
• Personal
• Vorlagen
• Intern
• Archiv

Ein anderes Unternehmen benötigt vielleicht eine vollständig andere Aufteilung. Wichtig ist, dass Mitarbeiter die Logik verstehen, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen.

6. Nicht zu tief verschachteln

Auch innerhalb der Hauptbereiche sollte die Struktur möglichst übersichtlich bleiben.

Problematisch werden Konstruktionen wie:

Wenn für eine Datei regelmäßig sechs oder sieben Ordnerebenen geöffnet werden müssen, lohnt sich die Frage, ob die Struktur wirklich so detailliert sein muss.

7. Eindeutige Dateinamen verwenden

Eine gute Ordnerstruktur hilft wenig, wenn darin Dateien mit Namen wie „Dokument1.docx“, „Scan001.pdf“ oder „Neu.xlsx“ liegen.

Ein Dateiname sollte zumindest erkennen lassen, was sich in der Datei befindet.

Welche Namenskonvention sinnvoll ist, hängt wiederum vom Unternehmen ab. Wichtig ist vor allem, dass sie einheitlich verwendet wird.

8. „Final“, „Final2“ und „WirklichFinal“ vermeiden

Werden Dokumente mehrfach kopiert und weitergeschickt, entstehen schnell unterschiedliche Versionen derselben Datei.

Typische Dateinamen sehen dann irgendwann so aus:

• Angebot.docx
• Angebot_neu.docx
• Angebot_final.docx
• Angebot_final2.docx
• Angebot_final_neu.docx

Spätestens jetzt weiß niemand mehr mit Sicherheit, welche Datei tatsächlich die aktuelle ist.

Bei gemeinsam bearbeiteten Dokumenten in Microsoft 365 kann die Versionsverwaltung dabei helfen, solche manuellen Kopien zu vermeiden.

9. Dokumente nicht ständig per E-Mail hin- und herschicken

Ein klassischer Grund für Versionschaos sind E-Mail-Anhänge.

Ein Mitarbeiter erstellt ein Dokument und verschickt es an zwei Kollegen. Beide bearbeiten ihre jeweilige Kopie und schicken sie anschließend zurück.

Plötzlich existieren drei unterschiedliche Versionen.

Bei Dokumenten, die gemeinsam bearbeitet werden sollen, ist es daher häufig sinnvoller, einen gemeinsamen Speicherort bzw. einen Link zur Datei zu verwenden, anstatt immer neue Kopien als Anhang zu versenden.

10. Berechtigungen nicht über einzelne Dateien verteilen

Eine übersichtliche Dateiablage betrifft nicht nur Ordner und Dateinamen, sondern auch Zugriffsrechte.

Wenn bei unzähligen einzelnen Dateien und Unterordnern unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden, wird die Verwaltung schnell unübersichtlich.

Besser ist es, Berechtigungen möglichst anhand klarer Bereiche und Benutzergruppen zu organisieren.

• Wer benötigt Zugriff auf den Bereich?
• Wer darf Dateien nur lesen?
• Wer darf Inhalte bearbeiten?
• Wer ist für den Bereich verantwortlich?
• Benötigen externe Personen tatsächlich Zugriff?

11. Persönliche Ablagen vermeiden, wenn Dateien dem Unternehmen gehören

„Die Datei hat der Kollege auf seinem Computer.“

Solange dieser Kollege im Büro ist, mag das funktionieren. Spätestens bei Urlaub, Krankheit oder einem Mitarbeiterwechsel kann daraus ein Problem werden.

Geschäftlich relevante Dokumente sollten deshalb nicht ausschließlich lokal auf dem Arbeitsplatz eines einzelnen Mitarbeiters gespeichert sein.

12. Alte Daten nicht ewig zwischen aktuellen Dateien liegen lassen

Mit der Zeit sammeln sich abgeschlossene Projekte, alte Angebote, ehemalige Kunden und längst nicht mehr verwendete Dokumente an.

Nicht alles davon kann oder darf einfach gelöscht werden. Es muss aber auch nicht zwangsläufig zwischen den täglich verwendeten Dateien liegen.

Eine nachvollziehbare Archivierung kann die aktive Dateiablage deutlich übersichtlicher machen.

Aufbewahren ist nicht dasselbe wie Backup

Bei der Organisation von Dateien sollte ein weiterer Punkt nicht vergessen werden: Eine saubere Dateiablage ersetzt keine Datensicherung.

Auch ordentlich strukturierte Daten können versehentlich gelöscht, überschrieben oder durch technische Probleme unbrauchbar werden.

Wie die notwendigen Daten gesichert werden, sollte deshalb unabhängig von der Ordnerstruktur geplant werden.

Muss jetzt alles nach SharePoint verschoben werden?

Nein.

Nur weil Microsoft 365 vorhanden ist, muss nicht automatisch jede bestehende Dateiablage ersetzt werden.

Zuerst sollte geklärt werden, wie im Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird. Manche Bereiche profitieren stark von Teams und SharePoint, während für andere eine klassische Dateiablage weiterhin sinnvoll sein kann.

Auch eine Kombination kann funktionieren – vorausgesetzt, es gibt klare Regeln.

Eine einfache Regel für die Dateiablage

Eine gute Struktur muss nicht kompliziert sein. Für viele Unternehmen reichen bereits einige grundlegende Regeln.

• Für jeden Zweck gibt es einen klar definierten Speicherort
• Gemeinsame Daten liegen nicht ausschließlich bei einzelnen Benutzern
• Die Ordnerstruktur bleibt möglichst einfach
• Dateien erhalten verständliche Namen
• Mehrere parallele Versionen werden vermieden
• Berechtigungen werden nachvollziehbar vergeben
• Alte Daten werden sinnvoll archiviert
• Wichtige Daten werden unabhängig davon gesichert

Eine neue Struktur allein löst das Problem nicht

Es bringt wenig, einmal eine perfekte Ordnerstruktur zu erstellen, wenn anschließend jeder Mitarbeiter Dateien wieder dort speichert, wo es gerade am bequemsten ist.

Die Regeln müssen deshalb verständlich sein und zum Arbeitsalltag passen.

Ist eine Struktur zu kompliziert, werden Mitarbeiter früher oder später eigene Abkürzungen finden – und das Chaos beginnt von vorne.

Fazit: Erst die Struktur, dann die Technik

Ob Dateiserver, OneDrive, Teams oder SharePoint: Die Technik kann dabei helfen, Dateien zentral bereitzustellen und gemeinsam zu bearbeiten.

Sie kann aber nicht entscheiden, wo ein Angebot, eine Projektdatei oder ein internes Dokument im Unternehmen hingehört.

Dafür braucht es eine einfache und nachvollziehbare Struktur sowie klare Regeln, die von allen Mitarbeitern verstanden werden.

Wer zuerst die Ablage organisiert und danach entscheidet, welche technische Lösung dafür geeignet ist, hat langfristig meist weniger Arbeit als jemand, der lediglich Dateien von einem System ins nächste verschiebt.