5 Dinge, die Sie Ihrem IT-Betreuer melden sollten, bevor daraus ein größeres Problem wird

„Das macht er schon länger.“ Diesen Satz hört man in der IT häufiger, als man vielleicht vermuten würde. Der Computer braucht manchmal ungewöhnlich lange, die Netzwerkverbindung fällt sporadisch aus oder irgendwo erscheint seit Wochen eine Fehlermeldung.

Solange die Arbeit irgendwie weitergeht, werden solche Dinge gerne ignoriert. Schließlich gibt es im Arbeitsalltag meistens Wichtigeres zu tun, als sich um eine Meldung zu kümmern, die man einfach wegklicken kann.

Das kann völlig harmlos sein. Es kann aber auch der erste Hinweis auf ein Problem sein, das später wesentlich mehr Aufwand verursacht.

Kleine Auffälligkeiten sind nicht automatisch große Probleme – aber sie sind oft der beste Zeitpunkt, um genauer hinzusehen.

Muss wirklich jede Kleinigkeit an die IT gemeldet werden?

Natürlich nicht.

Ein Programm, das einmal etwas länger zum Starten braucht, ist noch kein Grund für einen dringenden Supportfall. Auch ein einmaliger Verbindungsabbruch oder eine einzelne Fehlermeldung muss nicht sofort auf ein größeres Problem hindeuten.

Interessant wird es vor allem dann, wenn eine Auffälligkeit wiederholt auftritt oder sich mit der Zeit verschlechtert.

1. Der Computer wird zunehmend langsamer

Dass ein Computer mit zunehmendem Alter etwas langsamer wird, ist nicht ungewöhnlich. Problematisch wird es, wenn sich die Geschwindigkeit innerhalb kurzer Zeit deutlich verändert.

Programme starten plötzlich wesentlich langsamer, der Rechner reagiert immer wieder für einige Sekunden nicht oder bereits einfache Aufgaben führen zu langen Wartezeiten.

Dafür kann es viele Ursachen geben.

• Zu wenig freier Speicherplatz
• Zu viele Programme im Hintergrund
• Fehlerhafte oder ausstehende Updates
• Ein Problem mit einem Datenträger
• Ungewöhnlich hohe Systemauslastung
• Veraltete oder für die Aufgabe zu schwache Hardware

Deshalb ist „der PC ist langsam“ zwar keine besonders genaue Fehlerbeschreibung, aber durchaus ein sinnvoller Anlass für eine Überprüfung.

2. Netzwerk oder Internet fallen immer wieder kurz aus

Besonders unangenehm sind Probleme, die nicht dauerhaft auftreten.

Das Internet funktioniert grundsätzlich – nur zwei- oder dreimal am Tag für einige Sekunden nicht. Eine Netzwerkverbindung bricht kurz ab. Teams verliert die Verbindung. Ein Netzlaufwerk ist plötzlich nicht erreichbar und funktioniert wenige Augenblicke später wieder.

Weil sich das Problem scheinbar von selbst behebt, wird es häufig über längere Zeit ignoriert.

Gerade solche sporadischen Fehler können aber auf unterschiedliche Ursachen hinweisen:

• Probleme mit WLAN oder Netzwerkverkabelung
• Fehlerhafte Netzwerkkomponenten
• Probleme mit Router oder Firewall
• Störungen bei der Internetverbindung
• Fehlerhafte Netzwerkkonfiguration
• Probleme auf einem einzelnen Arbeitsplatz

Je früher bekannt ist, dass solche Ausfälle auftreten, desto eher können sie beobachtet und eingegrenzt werden.

Bei sporadischen Fehlern sind Details besonders wichtig

Ein Fehler, der nur alle paar Stunden auftritt, lässt sich möglicherweise nicht genau in dem Moment reproduzieren, in dem die IT den Arbeitsplatz überprüft.

Deshalb helfen einige zusätzliche Informationen enorm.

3. Fehlermeldungen erscheinen immer wieder

Manche Fehlermeldungen haben im Büroalltag ein erstaunlich langes Leben.

Sie erscheinen jeden Morgen, werden weggeklickt und gehören nach einigen Wochen fast schon zum normalen Start des Arbeitstages.

Das Problem dabei: Eine Fehlermeldung erscheint normalerweise nicht ohne Grund.

Vielleicht funktioniert eine Synchronisierung nicht mehr. Eine Software kann keine Verbindung herstellen. Ein Update schlägt wiederholt fehl oder ein Dienst läuft nicht richtig.

Warum Screenshots so hilfreich sind

Fehlermeldungen enthalten häufig Informationen, die für die Ursache entscheidend sein können.

Wird die Meldung geschlossen und später aus dem Gedächtnis beschrieben, bleiben davon manchmal nur noch Aussagen wie „Irgendwas mit Verbindung“ oder „Da stand etwas mit Microsoft“ übrig.

Ein Screenshot hält dagegen genau fest, was tatsächlich angezeigt wurde.

• Fehlertext ist vollständig sichtbar
• Fehlercode kann erkannt werden
• Das betroffene Programm ist ersichtlich
• Die Situation lässt sich später besser nachvollziehen

4. Der Speicherplatz wird knapp

Eine fast volle Festplatte macht sich nicht immer sofort bemerkbar. Irgendwann können daraus aber unterschiedliche Probleme entstehen.

Programme benötigen freien Speicher für temporäre Dateien, Updates müssen heruntergeladen und installiert werden und auch Windows selbst benötigt ausreichend Platz für einen stabilen Betrieb.

Warnungen über knappen Speicherplatz sollten deshalb nicht dauerhaft ignoriert werden.

Einfach wahllos Dateien zu löschen, ist dagegen keine besonders gute Lösung. Vor allem auf Servern sollte zuerst geklärt werden, welche Daten den Speicher belegen und warum.

Besonders wichtig: Speicherplatz auf Servern

Wird auf einem Arbeitsplatz der Speicher knapp, betrifft das zunächst meist einen einzelnen Benutzer.

Bei einem Server kann die Situation anders aussehen. Dort können beispielsweise gemeinsame Daten, Anwendungen oder andere zentrale Dienste betroffen sein.

5. Backup- oder Sicherheitsmeldungen erscheinen

Manche Warnungen sollten überhaupt nicht über längere Zeit ignoriert werden. Dazu gehören insbesondere Meldungen rund um Backup und Sicherheitsfunktionen.

Wenn eine Datensicherung fehlschlägt, ist das im normalen Arbeitsalltag möglicherweise zunächst gar nicht bemerkbar. Dateien lassen sich öffnen, Programme funktionieren und die Mitarbeiter können weiterarbeiten.

Das Problem zeigt sich erst dann, wenn eine Wiederherstellung notwendig wird.

• Backup wurde nicht erfolgreich abgeschlossen
• Backup-Ziel ist nicht erreichbar
• Speicherplatz für Sicherungen reicht nicht aus
• Endpoint-Schutz meldet ein Problem
• Firewall oder Sicherheitssoftware zeigt Warnungen
• Updates können wiederholt nicht installiert werden

Welche Meldungen sind besonders dringend?

Nicht jedes IT-Problem hat dieselbe Priorität.

Einige Situationen sollten jedoch nicht erst gesammelt und beim nächsten regulären Termin erwähnt werden.

• Verdacht auf Phishing oder gestohlene Zugangsdaten
• Unbekannte oder unerwartete MFA-Anfragen
• Warnungen über Schadsoftware
• Mehrere Benutzer können nicht mehr arbeiten
• Zentrale Systeme oder Server sind nicht erreichbar
• Backup schlägt wiederholt fehl
• Ungewöhnliche Änderungen an Dateien oder Systemen

Hier gilt: Lieber frühzeitig Bescheid geben und feststellen, dass es harmlos war, als bei einem tatsächlichen Sicherheits- oder Systemproblem unnötig Zeit zu verlieren.

„Aber nach einem Neustart funktioniert es wieder“

Ein Neustart löst erstaunlich viele IT-Probleme – zumindest vorübergehend.

Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass die eigentliche Ursache verschwunden ist.

Tritt derselbe Fehler nach einigen Tagen wieder auf und wird jedes Mal durch einen Neustart behoben, ist das bereits eine wichtige Information für die Fehlersuche.

Je genauer die Meldung, desto einfacher die Fehlersuche

Niemand erwartet von einem Mitarbeiter, dass er die technische Ursache eines Problems selbst herausfindet.

Einige Informationen helfen dem IT-Betreuer aber dabei, schneller an der richtigen Stelle zu suchen.

• Was genau funktioniert nicht?
• Seit wann besteht das Problem?
• Tritt es immer oder nur manchmal auf?
• Ist nur ein Mitarbeiter oder sind mehrere betroffen?
• Gab es eine Fehlermeldung?
• Was wurde unmittelbar davor gemacht?
• Hilft ein Neustart oder tritt das Problem danach erneut auf?

Was eine gute Fehlermeldung ausmacht

Monitoring kann Probleme erkennen, bevor jemand sie bemerkt

Nicht jedes Problem muss von einem Mitarbeiter entdeckt und gemeldet werden.

Bei zentralen IT-Komponenten können Monitoring-Systeme bestimmte Zustände automatisch überwachen und bei Auffälligkeiten informieren.

Je nach Umgebung können dazu beispielsweise gehören:

• Erreichbarkeit wichtiger Systeme
• Auslastung von Speicherplatz
• Status von Servern und Diensten
• Backup-Ergebnisse
• Bestimmte Zustände von Netzwerkkomponenten

Monitoring ersetzt nicht jede manuelle Meldung. Es hilft aber dabei, technische Probleme frühzeitig sichtbar zu machen.

Warum frühes Melden meistens Zeit spart

Ein kleines Problem sofort zu untersuchen wirkt zunächst vielleicht wie zusätzlicher Aufwand.

In vielen Fällen ist genau das Gegenteil der Fall.

Ein fast voller Speicher lässt sich bereinigen, bevor kein Platz mehr vorhanden ist. Ein sporadischer Netzwerkfehler kann untersucht werden, bevor daraus ein kompletter Ausfall entsteht. Und ein fehlerhaftes Backup kann korrigiert werden, bevor die Sicherung tatsächlich gebraucht wird.

Fazit: Nicht warten, bis gar nichts mehr geht

IT-Probleme kündigen sich nicht immer an. Manche Systeme funktionieren morgens einfach nicht mehr.

In anderen Fällen gibt es aber bereits Tage oder Wochen vorher kleine Hinweise: sporadische Ausfälle, Fehlermeldungen, ungewöhnlich langsame Systeme oder Warnungen, die immer wieder erscheinen.

Diese Hinweise müssen nicht automatisch bedeuten, dass ein schwerwiegendes Problem vorliegt. Sie sollten aber auch nicht dauerhaft ignoriert werden.

Eine kurze Information an den IT-Betreuer reicht oft aus, um zu entscheiden, ob etwas sofort überprüft werden sollte oder bis zum nächsten regulären Wartungstermin warten kann.