Neues Outlook oder Outlook Classic: Sollten Unternehmen schon umsteigen?

Wer Outlook unter Windows verwendet, begegnet inzwischen zwei Varianten: dem klassischen Outlook und dem neuen Outlook für Windows. Optisch unterscheiden sich die beiden deutlich – und auch technisch steckt dahinter nicht einfach dieselbe Anwendung mit einem neuen Design.

Genau das sorgt in Unternehmen immer wieder für Unsicherheit. Mitarbeiter sehen plötzlich den Schalter „Neues Outlook ausprobieren“, erhalten Hinweise auf einen Wechsel oder finden nach einer Umstellung Funktionen nicht mehr dort, wo sie sie jahrelang verwendet haben.

Deshalb lautet die wichtigste Frage nicht:

Welches Outlook ist moderner?

Sondern:

Funktioniert das neue Outlook mit unseren tatsächlichen Arbeitsabläufen?

Warum gibt es überhaupt zwei Outlook-Versionen?

Outlook Classic ist die seit vielen Jahren weiterentwickelte Windows-Anwendung, die Bestandteil der klassischen Microsoft-365-Desktopprogramme ist.

Das neue Outlook für Windows verfolgt dagegen einen moderneren Ansatz und orientiert sich stärker an der Outlook-Weboberfläche. Microsoft entwickelt diese neue Anwendung laufend weiter und ergänzt regelmäßig Funktionen.

Das neue Outlook ist seit August 2024 allgemein verfügbar. Trotzdem ist Outlook Classic nicht plötzlich verschwunden. Beide Varianten existieren derzeit parallel und können – abhängig von Umgebung und Konfiguration – weiterhin verwendet werden.

Bedeutet „neu“ automatisch „besser“?

Nicht unbedingt.

Das neue Outlook wirkt moderner und aufgeräumter und enthält Funktionen, die im klassischen Outlook nicht oder anders verfügbar sind. Gleichzeitig gibt es aber weiterhin Funktionen und Integrationen, die Unternehmen aus Outlook Classic kennen und die im neuen Outlook noch nicht vollständig vorhanden sind.

Was funktioniert im neuen Outlook bereits gut?

Für viele klassische E-Mail- und Kalenderaufgaben ist das neue Outlook inzwischen gut nutzbar.

• E-Mail senden, empfangen und organisieren
• Kalender und Besprechungen verwalten
• Mehrere Konten verwenden
• Freigegebene Postfächer verwenden
• Onlinearchive verwenden
• Teams-Besprechungen direkt aus Outlook planen
• Web-Add-ins verwenden
• Microsoft-365-Sicherheitsfunktionen wie Sensitivity Labels nutzen

Wer Outlook hauptsächlich für E-Mail, Kalender und typische Microsoft-365-Funktionen verwendet, kann mit dem neuen Outlook deshalb durchaus gut zurechtkommen.

Wo bestehen weiterhin Unterschiede?

Interessanter wird es bei Unternehmen, die Outlook über viele Jahre an ihre Arbeitsweise angepasst haben oder zusätzliche Programme mit Outlook verbinden.

Microsoft führt in seinem aktuellen Funktionsvergleich weiterhin Bereiche auf, in denen Outlook Classic mehr Funktionen bietet oder das neue Outlook einen anderen Ansatz verfolgt.

COM-Add-ins können ein entscheidender Punkt sein

Einer der wichtigsten Unterschiede betrifft klassische Outlook-Erweiterungen.

Viele Unternehmensprogramme integrieren sich über sogenannte COM-Add-ins direkt in Outlook. Das können beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, CRM-Lösungen, Archivierungsprogramme oder andere Fachanwendungen sein.

Das neue Outlook unterstützt diese klassischen COM-Add-ins nicht. Stattdessen setzt Microsoft stärker auf moderne Web-Add-ins.

Auch VBA und ältere Automatisierungen sind relevant

Manche Unternehmen verwenden Outlook nicht nur als E-Mail-Programm, sondern haben über Jahre kleine Automatisierungen aufgebaut.

Dazu können VBA-Makros, spezielle Formulare oder Anwendungen gehören, die über das Outlook Object Model auf Outlook zugreifen.

Solche Technologien werden vom neuen Outlook derzeit nicht in derselben Form unterstützt.

Für einen normalen Anwender spielt das möglicherweise überhaupt keine Rolle. Für ein Unternehmen mit einem geschäftskritischen Outlook-Workflow kann es dagegen ein Ausschlusskriterium sein.

Was ist mit PST-Dateien?

PST-Dateien sind in vielen älteren Outlook-Umgebungen noch immer vorhanden. Häufig wurden damit E-Mails lokal archiviert oder historische Postfächer aufbewahrt.

Das neue Outlook bietet inzwischen Unterstützung für PST-Dateien, Microsoft führt diese Funktion im aktuellen Vergleich jedoch weiterhin nur als teilweise verfügbar.

Regeln, Suchordner und öffentliche Ordner

Gerade langjährige Outlook-Anwender haben häufig sehr individuelle Arbeitsweisen entwickelt.

Manche verwenden zahlreiche Regeln, andere arbeiten intensiv mit Suchordnern oder öffentlichen Ordnern. Auch hier sind die beiden Outlook-Versionen aktuell noch nicht vollständig gleich.

• Regeln sind im neuen Outlook teilweise verfügbar.
• Import und Export von Regelsätzen wird nicht wie in Outlook Classic unterstützt.
• Suchordner sind teilweise verfügbar.
• Öffentliche Ordner sind teilweise verfügbar.
• Einige Funktionen wurden im neuen Outlook bewusst anders umgesetzt.

Für einen Benutzer, der diese Funktionen nie verwendet hat, ist das unerheblich. Für jemanden, dessen täglicher Arbeitsablauf darauf basiert, kann es dagegen entscheidend sein.

Freigegebene Postfächer funktionieren – aber Details zählen

Freigegebene Postfächer sind gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen sehr verbreitet.

Adressen wie office@, verkauf@ oder buchhaltung@ werden häufig von mehreren Mitarbeitern gemeinsam verwendet.

Grundsätzlich unterstützt das neue Outlook freigegebene Postfächer inzwischen gut. Bestimmte Delegationsfunktionen und spezielle Arbeitsweisen unterscheiden sich jedoch weiterhin vom klassischen Outlook.

Auch hier gilt deshalb: Nicht nur prüfen, ob das Postfach geöffnet werden kann, sondern ob der gesamte bisherige Ablauf funktioniert.

Was ist mit Dateien auf Netzlaufwerken?

Ein Punkt, der gerade bei klassischen KMU-Infrastrukturen relevant sein kann, ist der Zugriff auf Dateien auf Netzwerkfreigaben.

Outlook Classic kann auf klassische Netzwerkpfade zugreifen. Microsoft führt den direkten Zugriff auf Dateien auf Netzwerkfreigaben beim neuen Outlook weiterhin als nicht unterstützt.

In einer vollständig cloudbasierten Umgebung mag das keine Rolle spielen. Arbeitet ein Unternehmen jedoch weiterhin intensiv mit einem lokalen Fileserver, sollte auch dieser Punkt vor einer Umstellung berücksichtigt werden.

Kann ich einfach zurück zu Outlook Classic?

Derzeit grundsätzlich ja.

Microsoft bietet weiterhin die Möglichkeit, vom neuen Outlook zurück zum klassischen Outlook zu wechseln. Je nach Version und Konfiguration kann Outlook Classic auch parallel verfügbar sein.

Das macht einen kontrollierten Test deutlich einfacher.

Wird Outlook Classic abgeschaltet?

Langfristig ist klar, in welche Richtung Microsoft geht: Das neue Outlook soll die zukünftige Outlook-Erfahrung unter Windows werden.

Microsoft beschreibt dafür mehrere Migrationsstufen. In einer späteren Phase soll das neue Outlook standardmäßig verwendet werden und schließlich soll ein Zurückwechseln nicht mehr möglich sein.

Das bedeutet aber nicht, dass Unternehmen jetzt in Panik umstellen müssen. Microsoft gibt an, bestehende Installationen von Outlook Classic mindestens bis 2029 zu unterstützen.

Warum werden manche Benutzer trotzdem automatisch umgestellt?

Microsoft testet und erweitert den Wechsel zum neuen Outlook bereits bei bestimmten Benutzergruppen.

Bei geeigneten Microsoft-365-Business-Plänen im Current Channel können Benutzer nach mehreren Hinweisen automatisch in das neue Outlook wechseln. Ein Zurückwechseln auf Outlook Classic ist derzeit weiterhin möglich.

Für Unternehmen bedeutet das: Auch wenn intern noch keine bewusste Migration geplant wurde, können Mitarbeiter mit dem neuen Outlook in Berührung kommen.

Deshalb ist es sinnvoll, vorher zu wissen, ob es Anwendungen oder Arbeitsabläufe gibt, die damit Probleme verursachen könnten.

Typische Gründe, vorerst bei Outlook Classic zu bleiben

• Geschäftskritische COM-Add-ins werden verwendet
• Outlook wird über VBA oder andere klassische Schnittstellen automatisiert
• Wichtige PST-Arbeitsabläufe sind noch nicht ausreichend getestet
• Öffentliche Ordner oder Suchordner werden intensiv verwendet
• Komplexe Regeln oder spezielle Delegationsmodelle sind im Einsatz
• Fachanwendungen integrieren sich direkt in Outlook Classic
• Benutzer greifen regelmäßig über Outlook auf klassische Netzwerkfreigaben zu

Wann spricht wenig gegen das neue Outlook?

In einer modernen Microsoft-365-Umgebung kann die Situation deutlich einfacher sein.

Wenn Benutzer hauptsächlich mit Exchange Online arbeiten, E-Mail und Kalender verwenden, keine speziellen Outlook-Erweiterungen benötigen und Daten überwiegend in Microsoft 365 liegen, kann das neue Outlook bereits heute gut funktionieren.

Gerade bei neuen Arbeitsplätzen ohne gewachsene Altlasten kann es deshalb durchaus sinnvoll sein, das neue Outlook frühzeitig zu testen.

Meine Empfehlung für kleine und mittlere Unternehmen

Ich würde weder grundsätzlich vom neuen Outlook abraten noch alle Arbeitsplätze sofort umstellen.

Der sinnvollere Weg ist eine kurze Bestandsaufnahme.

• Welche Outlook-Funktionen werden tatsächlich verwendet?
• Gibt es Add-ins oder Integrationen mit anderen Programmen?
• Werden PST-Dateien benötigt?
• Gibt es gemeinsam genutzte oder delegierte Postfächer?
• Werden spezielle Regeln, Formulare oder Suchordner verwendet?
• Gibt es besonders erfahrene Outlook-Anwender mit individuellen Workflows?

Danach kann das neue Outlook zunächst auf einem oder wenigen Arbeitsplätzen getestet werden.

Fazit: Outlook Classic oder neues Outlook?

Für normale E-Mail- und Kalenderaufgaben ist das neue Outlook inzwischen für viele Benutzer eine durchaus brauchbare Lösung.

In Unternehmen geht es aber häufig um mehr als nur E-Mail. Add-ins, Fachanwendungen, gemeinsame Postfächer, Archive und über Jahre entstandene Arbeitsabläufe können entscheidend sein.

Deshalb sollte der Wechsel nicht ausschließlich danach beurteilt werden, welches Outlook moderner aussieht.